Comunidad - Reconocimiento y apoyo al trabajo voluntario de los empleados

El voluntariado es importante para el desarrollo de liderazgos y potencialidades que el trabajo diario en las empresas no siempre permite. De esta manera, a través del diseño y ejecución de programas de voluntariado, la empresa posibilita el desarrollo personal y profesional de sus funcionarios y de la comunidad

que recibe su aporte. Por tanto, es preciso verificar:

• Si la empresa realiza levantamiento de informaciones y valora las actividades voluntarias desarrolladas por sus funcionarios, por medio de acciones internas;

• Si mantiene un servicio de apoyo al voluntariado, informando acerca de las oportunidades disponibles en la comunidad y canalizando los diversos aspectos logísticos y financieros;

• Si desarrolla un programa estructurado de apoyo al voluntariado, canalizando recursos humanos y financieros para su funcionamiento.

Centre su atención en determinar:

• El porcentaje de empleados que realizaron trabajo voluntario en la comunidad, durante los últimos tres años;

• La cantidad de horas promedio donadas por voluntarios de la empresa; es decir, liberadas del horario normal de trabajo, en los últimos tres años;

• Si la empresa ofrece oportunidades de trabajo voluntario y estimula a sus funcionarios a participar en los proyectos sociales que desarrolla o apoya;

• Si la empresa autoriza el uso controlado de horas pagadas para el trabajo voluntario.

Comunidad - Estrategias de actuación en el área social

La alineación de las actividades de la empresa con su acción social demuestra la coherencia estratégica de la organización. 

En esta medida, es interesante comprobar:

• Si la empresa establece criterios selectivos para brindar apoyo a entidades de acción social, con el objeto de mantener o de ampliar la cobertura y la calidad de la atención asistencial prestada por la organización beneficiaria;

• Si enfoca su trabajo social en el desarrollo de nuevas metodologías, en estrategias de capacitación de recursos humanos para el área social y en la diseminación de experiencias exitosas;

• Si procura estimular la formación de redes de acción social y contribuir con el fortalecimiento de las políticas públicas.

De manera especial, considere:

• Si la empresa emplea medios para obtener conocimientos con miras al perfeccionamiento continuo de sus acciones sociales;

• Si diversos especialistas o consultores planifican y evalúan sus actividades en el área social.

Comunidad - Compenetración de la empresa con la acción social

La compenetración de la empresa con su acción social puede ser solamente financiera o dicha acción puede integrarse al conjunto de sus actividades con el apoyo de sus recursos humanos y de los proveedores. Al respecto, es fundamental conocer: 

• Si la empresa hace donaciones de servicios, productos y recursos financieros o desarrolla proyectos sociales propios; 

• Si proporciona espacios, horas de sus funcionarios y equipos para el desarrollo de proyectos y actividades de la comunidad;

• Si posee un proyecto estructurado y utiliza sus competencias técnicas, tecnológicas y gerenciales para fortalecer su acción social y la de sus beneficiarios;

Si incorpora a las organizaciones o a los liderazgos locales en el diseño y en la implantación de los proyectos sociales;

• Si intercede ante otros organismos, públicos o privados, para lograr la concreción de tales proyectos.

Centre su atención en determinar:

• Si la empresa utiliza los incentivos fiscales para realizar actividades vinculadas con la cultura y el área social;

• Si la empresa utiliza los incentivos fiscales previstos por la ley para destinar 1% de su IR a los Fondos de Prevención de Drogas;

• El porcentaje de la facturación bruta destinado a la totalidad de sus acciones sociales, en los últimos tres años;

• Si del total destinado al área social, el porcentaje correspondiente a donaciones en efectivo está correcto;

• Si del total destinado al área social, el porcentaje correspondiente a inversiones en proyectos sociales propios está correcto.

• Si la empresa posee mecanismos de estímulo a proveedores, accionistas y otras partes interesadas para que hagan donaciones financieras;

• Si se divulgan internamente los proyectos apoyados o desarrollados por la organización, ofreciendo oportunidades de trabajo voluntario y estimulando la participación de los empleados;

• Si la empresa autoriza el uso controlado de horas pagadas para el trabajo voluntario;

• Si la empresa posee un consejo o comité con miembros de sus diferentes áreas o del grupo empresarial, incluyendo miembros de la sociedad acreditados, para tratar el área temática en la cual actúa.

Comunidad - III

3. Financiamiento de la acción social

Al apoyar un proyecto social, la empresa revela su preocupación con respecto a los cambios en la sociedad. Sin embargo, tales medidas necesitan tener consistencia estratégica y objetivos claros para que la acción sea efectiva. Por esta razón, es fundamental investigar:

• Si los presupuestos destinados a este fin son variables y administrados arbitrariamente por algún director o gerente, en respuesta a solicitudes externas;

• Si las partidas de dinero, definidas en el presupuesto, son del conocimiento de los funcionarios y administradas por un comité o grupo de trabajo, con base en criterios de inversión previamente establecidos;

• Si el programa de inversión social es estructurado y administrado por un equipo especializado, con dotación presupuestaria estable, y con público, metas y estrategias definidos;

• Si el programa social es estructurado y cuenta con mecanismos propios para generar lucros, asegurando su continuidad a largo plazo, por medio de la creación de un fondo patrimonial o destinando, para tal efecto, un porcentaje fijo de la facturación total de la empresa.

De manera especial, considere:
• Si la empresa contempla la acción social y sus responsables en el proceso general de planificación estratégica;
• Si diversos especialistas participan en el ciclo de planificación, monitoreo y evaluación de la acción social;
• Si en la empresa existe un sistema de evaluación del impacto social de sus inversiones y proyectos sociales, considerando el feedback o la participación de los beneficiarios;
• Si se planifica de manera sistemática la acción social, con miras a aumentar su impacto a largo plazo;
• Si la empresa optimiza el impacto de su acción social moviendo recursos de otras empresas u organizaciones privadas y propiciando la participación de órganos públicos;
• Si la empresa establece procedimientos de consulta periódica a los beneficiarios de su acción social, monitoreando las reacciones por medio de indicadores de desempeño.

Comunidad - II

2. Relaciones con organizaciones locales

El diálogo con organizaciones comunitarias puede abrir nuevos caminos estratégicos para las empresas, además de reducir los conflictos generados por las actividades de las mismas. Por ello, es importante verificar:

• Si la empresa apoya proyectos puntuales, de acuerdo con solicitudes previas;

• Si participa de la vida asociativa local y apoya a las entidades de acción social comunitaria, a través de donaciones, financiamiento de proyectos, capacitación de liderazgos y diseminación de experiencias exitosas;

• Si mantiene alianzas a largo plazo con entidades de la comunidad local y participa en la elaboración y la puesta en marcha de proyectos conjuntos;

• Si consolida políticas de proyección pública, estableciendo alianzas y participando en redes para contribuir con el desarrollo local.

Centre su atención en determinar:

• Si la empresa realiza diagnósticos de necesidades antes de diseñar sus proyectos para la comunidad;

• Si la empresa realiza campañas educativas o de interés público en la comunidad.

Comunidad - I

1. Administración del impacto de la empresa 

en la comunidad de entorno inmediato

Uno de los aspectos primordiales que la empresa  debe tratar con su comunidad de referencia es el impacto producido por sus actividades. Por tanto, es necesario confirmar:

• Si la empresa tiene conocimiento de los impactos que genera y, en consecuencia, si posee un proceso estructurado para registrar quejas y reclamos; igualmente, si promueve reuniones sistemáticas para informar a los liderazgos locales acerca de las providencias que ha tomado;

• Si proporciona informaciones acerca de los impactos actuales y futuros de sus actividades e integra a la comunidad en la solución de los problemas;

• Si la empresa mantiene comités o grupos de trabajo, con la participación de los liderazgos locales, para analizar sus procesos productivos y monitorear sus impactos;

• Si la empresa participa activamente en la discusión de problemas comunitarios y en el proceso de búsqueda de soluciones;

• Si contribuye con mejoras en la infraestructura o en el ambiente local que puedan ser utilizadas por la comunidad.

De manera especial, considere:

• Si la empresa reconoce a la comunidad en la que está presente como parte interesada y vital en sus procesos de toma de decisiones; 

• Si la empresa ha formulado programas para emplear, en las diversas actividades y en la medida practicable, al mayor número posible de personas del lugar, dándoles formación, en cooperación con sindicatos, ONGs, representantes de la comunidad o autoridades públicas competentes;

• Si la empresa pone en marcha acciones de compras y de inversiones para perfeccionar el desarrollo socio económico de la comunidad;
• Si la empresa genera conciencia y entrena a sus empleados para respetar los valores y las tradiciones de la comunidad donde actúa;
• El exceso de basura, generación de mal olor y otras formas de contaminación;
• El exceso de tráfico de vehículos, causante de ruidos y trastornos;
• Las interferencias en los sistemas de comunicación.

Consumidores y clientes - III

3. Conocimiento y administración de los daños 

potenciales de los productos y servicios

El conocimiento de los efectos que sus productos y servicios generan, ayuda a la empresa a proporcionar informaciones y a atender mejor a sus clientes, además de medir y controlar el impacto de sus actividades en la sociedad. Al respecto, conviene saber:

• Si la empresa realiza estudios e investigaciones técnicas acerca de los riesgos potenciales y divulga informaciones para socios comerciales, adoptando medidas preventivas o correctivas con agilidad;

• Si proporciona informaciones detalladas y entrena a funcionarios y socios para adoptar medidas preventivas y correctivas con agilidad y eficiencia;

• Si promueve e integra iniciativas en situaciones de crisis; • Si sustituye tecnologías y procedimientos para disminuir riesgos a la salud y a la seguridad, para evitar daños morales y garantizar la privacidad de los consumidores y clientes.

Centre su atención en determinar:

• Si la empresa mantiene un programa especial enfocado en la salud y la seguridad de consumidores y clientes;

• Si la empresa posee sistemas internos ágiles y capacita a su área de comunicación externa para responder con rapidez y transparencia ante situaciones de crisis;

• Si la empresa fue procesada en los últimos tres años por incumplimiento de reglamentos relacionados con la salud y la seguridad de consumidores y clientes;

• Si la empresa ya tuvo productos retirados del mercado por presión de consumidores y clientes o de organismos públicos rectores, en los últimos cinco años;

• Si la empresa tiene servicios o productos prohibidos en otros países, los cuales siguen siendo comercializados en este país o exportados; 

• Si la empresa mantiene políticas formales de protección a la privacidad o un sistema de gestión de informaciones privadas, provenientes de lainteracción con clientes y consumidores;
• Si la empresa informa al cliente el propósito de recoger informaciones antes de llevar a cabo esta acción;
• Si la empresa solicita únicamente informaciones personales relevantes;
• Si la empresa proporciona informaciones catastrales del cliente a terceros, sólo si previamente cuenta con su autorización:
• Si existe una política que permita la inclusión, el cambio y la exclusión de datos catastrales correspondientes al cliente, del banco de informaciones de la empresa;
• Si hay registros de reclamos por irrespeto a la privacidad del cliente;
• Si existe un programa especial para el mejoramiento de productos, servicios y procesos.